圖書館提供了多種的檢索工具，是否能夠成功且順利地查詢到所需要的資訊，最重要的即為選擇使用最適當的檢索工具來查詢你所需要的資料。於此介紹七個構組成檢索工具的要素，提供分析評估檢索工具時參考。而評估檢索結果的合適性，通常是以“回收率”與“精確率”來表示。
 

1.檢索工具資料庫收錄範圍

2.檢索工具資料庫中所包含的資料欄位及其意義

收錄範圍是為選擇使用檢索工具最首要的考慮因素。

研究主題所屬的學科領域，醫學、工程、管理學、人文社會科學？

所需要的資料類型，通訊、手稿、數據、程式、雜誌或報紙文章、期刊論文、博碩士論文、書、政府出版品、網頁？

1) University of Waterloo Electronic Library. "Flow of Scientific Information."  http://www.lib.uwaterloo.ca/usered/grad/researchskills/flow_of_info.html   列出了 Structure of Scientific Information 解說「資訊流」-- 資訊於時序上所呈現類型的演變。

2) 對應於「資訊流」的 資料蒐集。

3) 一般查詢工具及網際網路檢索列舉出較常使用的工具。

所需要資料的語言別

所需要的資料的時間性，最新的資料、回溯性的資料？

收錄的起始時間與更新頻率。

所需要資料的完整性

收錄資料的多寡。

作者、篇名、期刊刊名、書名等

索引 (index) 依索引的方式可分為自然語言索引 (natural language index) 與控制語言索引(control language index)。自然語言索引 直接利用記錄內的內容，加以切截出索引詞彙來建立索引。

優點--索引製造成本低，並能及時反應新詞彙，無索引典老化問題。

缺點--查詢資料時，需竭力思考所有同義或相關詞彙，容易有所疏漏。

eg. 長庚醫學院、長庚醫工學院、長庚大學

eg. 以長庚為關鍵詞查詢，瀏覽關鍵詞清單

自然語言切截的方式於英文通常是先有一停字清單 (stop (noise) words list)，扣除停字清單中的字或詞彙即是為索引詞彙。停字清單上可包括如“an”、“of”、“for”、“and”、“for”、“from”等冠詞與介係詞。亦可依據資料庫主題來加入常用的詞彙於停字清單中，例如一個癌症資料庫中會加入“cancer”與“tumor”等詞彙。(CCI 範例) 控制語言索引 首先需建立一索引典 (thesaurus)，索引典中收集可建立索引的關鍵詞。有時索引典將關鍵詞以特定的結構加以排列，通常是以樹狀 (tree structure) 結構顯示，最頂端的是最廣泛的詞彙，越下層的詞彙則越狹義明確。(範例)  
優點--可使用索引典中的詞彙，簡易地檢索到相關的文獻，不用費心地揣測所有可能的同義詞。

缺點--需先學習瞭解索引典，無法正確使用索引典中的詞彙，即可能無法查得任何資訊。又索引典需時常更新維護方能適時反應新興的詞彙。 一資料庫中的索引又可分為主索引 (basic index) 與附加索引。 主索引 通常是將記錄中與主題相關的欄位連合建立索引，例如結合書名、作者所給的關鍵詞、摘要等建立一關鍵詞索引。正確地瞭解主索引可加速查詢過程而無遺珠之憾。

附加索引

是指除了主要索引之外，其他檢索點所建立的索引，通常是與主題無關的欄位，如作者、資料型式、語言、年代等。

包括同音查詢、布林邏輯、切截、相近運算元、限制檢索、相關作品、引文索引法。

同音查詢 : 適合於繁體字與簡體字及外語音譯等。
例如 醫藥  vs. 醫葯 、 科林頓　vs. 柯林頓 以及 身份認證 vs. 身分認証 布林邏輯“AND”、“OR”、“NOT”　
 　 例如 查詢 有關 小紅莓可防止泌尿系統發炎 的相關資料

切截 (truncation)* 利用萬用字元如“*”、“+”、“?”來代表未完全拼出的字元，可有左、右、及中間切截。

例如 右切截 “健保*”

“健保”、“健保法”、“健保局”、“健保制度”、“健保政策”、“健保財務”、“健保醫療”、“健保藥局”、“健保特約藥局”等。

例如 左切截“*健保”

 “全民健保”、“公營健保”等。

例如 中間切截“中央監*系統”

“中央監視系統”、"中央監控系統" 、"中央監測系統" 等。 相近運算元 (proximation)*
  A W/n B = A 和B相隔不超過 n 個字
A PRE/n B = A 在B左邊不超過 n 個字   例如“健 W/6 保 ”可查出 1)“健保”、“健康保險”、“全民健保”、“全民健康保險”、“國民健康保險”
2)“健保制度”、“ 全民健康保險制度”
3)“健保實務”、“健康保險體系”、“中央健康保險局” 等。 限制檢索(limitation) 對於所查詢的資料加以限制，通常限制檢索的欄位如 出版日期、語文、資料類型(書目、目錄、索引......)等。 相關作品 (related work)* 同一作者、同一主題、或引用同樣的文獻都可再引出相關作品。 引文索引法 (citation index)*
  引文檢索法的基本理論由 Eugene Garfield, Ph.D.  所提出，一篇文章中所引用的文獻及引用此篇文章的文獻皆應是與此一文章主題相關的。最具代表性的引文索引資料庫為 Science Citation Index 與 Social Science Citation Index，皆是為 Institute of Information(ISI) 出版。而館內有 Chemistry Citation Index、Scopus 。

評估檢索成功與否通常以“回收率”與“精確率”二因素來衡量。回收率是為檢索所得篇數與資料庫中相關篇數的總數的比率，回收率越高表示查得越多相關文件。而精確率則是為檢索所得與主題有關篇數與所得篇數的比率，精確率越高表示檢索所得越精確。
 
回收率 =  檢索所得篇數 / 資料庫中相關篇數的總數

精確率 =  檢索所得與主題有關篇數 /  檢索所得篇數

動動腦
上述六項檢索功能 何者可以擴大檢索範圍，增加回收率？
上述六項檢索功能 何者可以縮小檢索範圍，提高精確率？